En cualquier equipo, proyecto o negocio que busca crecer, tarde o temprano surge una pregunta inevitable: ¿vale la pena dedicar tiempo a documentar y estructurar un proceso o es mejor simplemente avanzar y resolver sobre la marcha? La realidad es que muchos procesos fallan por estar mal diseñados y muchos resultados desaparecen porque nunca fueron respaldados por una estructura clara.

Desde que conocí la estructura, he sido fanático de la documentación, de los estándares, de la planificación, de los mapas conceptuales, diagramas, estructuras lógicas con flechas y de crear visualizaciones paso a paso de cómo ejecutar cosas. Pasaba horas en mi computadora o incluso redactando y dibujando en papel, perfeccionando cada parte de un proceso que, muchas veces, aún no había probado en el mundo real.

Terminaba invirtiendo mucho tiempo en diseñar algo que no salía del Excel, de mi documento de proyección. Y cuando finalmente lo ponía a prueba, descubría que la mitad del proceso no era necesaria, o peor aún, que no resolvía el problema que pretendía resolver. Aprendí, después de repetir ese error más veces de las que me gustaría admitir, que un proceso, por más elegante, estructurado o detallado que sea, solo es bueno si genera resultados reales.

Este aprendizaje no fue inmediato. Había algo adictivo en la sensación de “sentirme productivo” o “correcto” diseñando procesos complejos y “bien diseñados”. Pero esa sensación era en vano si no iba acompañada de resultados tangibles. Probar las ideas demasiado tarde fue una trampa que yo mismo me puse varias veces.

Y por otro lado, también he escuchado y trabajado con personas que caen en el extremo opuesto, en el que continuamente expresan frases como “Documentar un proceso toma demasiado tiempo, mejor solo hacer la tarea y ya”, “No tengo tiempo para escribir eso, necesito avanzar”, “Lo importante es que salga, después vemos cómo lo hicimos”, “Me tardo más en documentar el proceso que en hacer el trabajo”.

Y sí, hacer algo rápido una vez puede parecer eficiente, pero cuando tienes que repetirlo 10, 20 o 50 veces, no contar con un proceso te cuesta mucho más tiempo, dinero y energía. Porque si no lo haces recurrentemente, es como volver a inventar la forma en que lo hiciste, ya que la práctica no es continua o incluso haciéndolo recurrentemente te puedes tomar con el escenario en el que vuelves a pensar cómo hacerlo mejor, pero sin un estándar, muchas veces no es mejora del proceso o “hacerlo mejor por la experiencia”, es únicamente hacerlo diferente porque ahora lo pensaste diferente.

Además, sin proceso no puedes delegar, mejorar de forma objetiva, ni escalar.

¿Y qué pasa cuando se logra un buen resultado?

Un gran resultado puede sentirse como un éxito rotundo o la validación de que “no era necesario hacer un proceso”. Pero si no sabes cómo lo lograste, si no documentaste la ejecución, entonces ese resultado no se puede repetir de forma exacta, no se puede enseñar y no se puede sostener en el tiempo.

Ahí es donde entra la segunda parte de esta reflexión: “Un resultado es sostenible solo si tiene procesos”. De nada sirve alcanzar un gran logro si no puedes volver a conseguirlo. Los procesos son los que convierten un éxito aislado en una capacidad constante y replicable.

Es por eso que existe un equilibrio necesario, relevante y poderoso entre procesos que producen y resultados que se mantienen con el tiempo.

Cuando los procesos están diseñados con enfoque en la acción, se prueban pronto y se ajustan según lo que realmente funciona, se convierten en motores de crecimiento. Te liberan de la improvisación, te permiten crecer sin perder el control, delegar con confianza, optimizar con datos y construir algo que no dependa exclusivamente de la persona que ejecutó la tarea.

Por eso, un proceso es bueno solo si da resultados y un resultado es valioso si puede sostenerse con procesos inteligentes.

¿Cómo saber si tu proceso está generando valor real?

Con base en el aprendizaje continuo que he tenido en la documentación de procesos y en la generación de resultados, me gusta estructurar la validación de un proceso correcto desde dos perspectivas: señales que tu proceso funciona y alertas de que tu proceso no funciona.

Señales que tu proceso funciona

1. Produce resultados constantes. No una vez, sino cada vez que se ejecuta. Puedes predecir el resultado y generar proyecciones en base a esto.
2. Se puede enseñar y replicar fácilmente. Otra persona puede seguirlo y obtener resultados similares.
3. Tienes espacios para mejora sin perder el rumbo. Puedes optimizarlo sin perder su esencia ni su capacidad de ejecución

Alertas de que tu proceso no está funcionando

1. Requiere demasiada intervención o interpretación cada vez. Cada ejecución es diferente, depende demasiado del criterio o experiencia de quien lo ejecuta.
2. No tiene impacto claro en los indicadores clave. No puedes ligar el proceso con un resultado tangible o medible.
3. Genera más complejidad de la que resuelve. Si el proceso se vuelve un obstáculo más que una ayuda, es momento de simplificar o rediseñar.

Pensar en procesos no es burocracia, es visión.

Porque lo que hoy haces bien, mañana puede ser ineficiente si no tienes una forma clara de mantener, mejorar y escalar esa ejecución. Los resultados excepcionales no son casualidad: son consecuencia de procesos bien diseñados, probados y adaptados a lo que realmente funciona. Invertir en estructurar tus procesos y estándares no solo mejora tu presente operativo, sino que construye las bases de un futuro más ordenado, más delegable y mucho más sostenible.