En los entornos de trabajo remotos, uno de los retos principales es la alineación entre el equipo de trabajo, por motivos de zona horaria, disponibilidad de calendario o accesibilidad a las plataformas. Pero con el incremento exponencial que ha tenido esta modalidad de trabajo para muchas empresas, que ahora se permiten contratar personas en cualquier parte del mundo, se ha desarrollado una nueva habilidad requerida: la comunicación asíncrona.

La comunicación asíncrona es básicamente la forma en que dos o más personas puedan mantener el flujo de una conversación, la discusión de un problema o el desarrollo de una solución de una forma no simultánea, es decir, que no estén haciéndolo al mismo tiempo.

¿Qué beneficios tiene la comunicación asíncrona?

• Permite que un equipo de trabajo pueda progresar en el desarrollo de una solución o conversación sin que los dos estén disponibles al mismo tiempo.
• Permite tener trazabilidad de la comunicación que está ocurriendo (al ser por escrito o cualquier otro formato multimedia compartido).

¿Qué debe de ocurrir para que una comunicación asíncrona sea efectiva?

Es importante enfatizar que la efectividad de la comunicación asíncrona es que logre resolver el problema, la discusión o el tema que necesitaban.

¿Cómo lograr una comunicación asíncrona efectiva?

A continuación, se presentan algunos aspectos clave para lograrlo.

1. Establecer expectativas claras: Es importante que todos los miembros del equipo tengan una comprensión clara de lo que se espera de ellos en términos de comunicación asíncrona. Esto puede incluir detalles sobre los tiempos de respuesta esperados, el uso de herramientas de comunicación específicas y la frecuencia de las actualizaciones del proyecto.
2. Utilizar herramientas colaborativas: Las herramientas colaborativas como Slack, Trello, Google Docs o Asana pueden ayudar a los equipos de trabajo remotos a comunicarse de manera efectiva. Estas herramientas permiten la comunicación en tiempo real y el seguimiento de proyectos en tiempo real, lo que facilita la colaboración y la comunicación efectiva.
3. Establecer un calendario compartido: Los equipos de trabajo remotos deben establecer un calendario compartido para que todos los miembros del equipo sepan cuándo están disponibles para la comunicación en línea. Esto ayuda a minimizar los retrasos en la comunicación y garantiza que los miembros del equipo estén disponibles en momentos clave y tener las expectativas correcta en los tiempos de respuesta de todos los involucrados.
4. Fomentar la documentación: La documentación es esencial para la comunicación asíncrona efectiva. Es recomendable que los equipos de trabajo remotos documenten todas las decisiones importantes y actualizaciones del proyecto en una plataforma compartida, como Google Docs o Confluence. Esto permite que todos los miembros del equipo estén al tanto de los cambios, comprometidos con los puntos de acción, alineados con el progreso y evita malentendidos y confusiones.
5. Promover la transparencia: La transparencia es fundamental en un equipo de trabajo remoto. Se debe fomentar un ambiente donde los miembros del equipo se sientan cómodos al compartir información importante y actualizaciones del proyecto, incluso si esas actualizaciones no son positivas. Esto permite que el equipo aborde los problemas de manera oportuna y efectiva, para reaccionar de la forma más apropiada en cada circunstancia.
6. Respetar las diferencias de zona horaria: En un equipo de trabajo remoto, es importante que los miembros del equipo respeten las diferencias de zona horaria. Se recomienda que los miembros del equipo compartan sus horarios de trabajo y que se establezcan tiempos de reunión que sean convenientes para todos los miembros del equipo.
7. Fomentar la retroalimentación: La retroalimentación es importante en cualquier equipo de trabajo, pero es especialmente importante en un entorno de trabajo remoto. Se debe fomentar un ambiente donde los miembros del equipo se sientan cómodos dando retroalimentación honesta y constructiva. Esto ayuda a garantizar que el equipo esté trabajando junto de manera efectiva y con sinergia.

Como ya abordamos, la comunicación asíncrona es una herramienta clave para la colaboración efectiva en equipos de trabajo remotos. Para promover una comunicación asíncrona efectiva, es importante utilizar herramientas de comunicación efectivas, establecer expectativas claras, establecer horarios de trabajo flexibles, utilizar formatos claros de mensajes, evitar el uso excesivo de jerga y abreviaturas, establecer un flujo de trabajo efectivo y fomentar la retroalimentación. Siguiendo estos consejos, los equipos de trabajo remotos pueden colaborar de manera efectiva y eficiente, independientemente de la ubicación geográfica y la zona horaria, pero siempre es importante considerar las necesidades circunstanciales de cada equipo de trabajo, de acuerdo a sus características, necesidades, objetivos y expectativas.