La autonomía de un equipo de personas que trabajan sobre un mismo objetivo tiene muchos beneficios, pero el que personalmente me gusta valorar a mí, es la capacidad creativa para crear soluciones e innovación, porque permite desarrollar las capacidades de un equipo de alto nivel a su máximo posible. Uno de los retos a los que se enfrentan los líderes de equipos de trabajo es construir esa autonomía de forma funcional, porque muchas veces la forma de comunicar los objetivos o las expectativas de resultados se hace de forma que las personas que integran el equipo, asumen la responsabilidad como una lista de tareas por cumplir y no como un espacio para proponer soluciones.

Uno de los conceptos más importantes a tener en mente cuando hablamos de autonomía, es empoderamiento. Porque al entender que autonomía es la capacidad para funcionar de forma independiente, sabemos que necesitamos relacionar el nivel de empoderamiento que tengan las personas para disponer de esa independencia.

Es por eso que para proveer el empoderamiento suficiente que permita la autonomía funcional en un equipo de trabajo, es necesario contar con los siguientes aspectos y compartirlos con las personas para entenderlos en conjunto:

1. Visión de lo que se quiere lograr.
2. Estructura sobre la cual se quiere trabajar.
3. Apertura creativa para que aporten soluciones e innovación.
4. Mejora continua sobre el ciclo de trabajo.

Visión

La visión de lo que se quiere lograr debe ser lo primero que se comparta con el equipo, porque esto proveerá una directriz sobre cual basar o entender cualquier decisión que se tome en el proceso de ejecución de tareas necesarias.

La visión puede venir en forma de un objetivo o la traducción de una estrategia de trabajo para alcanzar un objetivo en particular. Es decir, que la visión puede ser una estrategia ideada por el líder a cargo del equipo de trabajo, para alcanzar un objetivo en particular y no necesariamente el objetivo final, que podría estar compuesto por varias estrategias.

Una visión debe proveer claridad respecto al escenario actual (como punto de referencia de lo que se pretende mejorar) y una proyección visual y ejemplificada de lo que se quiere lograr (como punto de referencia de hacia donde se dirigen).

Para estar correctamente alineados con el equipo de trabajo, la visión debe de ser claramente entendida por las personas involucradas, es decir que no se puede comunicar de forma unilateral sin tener una confirmación de entendimiento. Por eso, si la comunicación se realiza de forma asíncrona, debe de haber una confirmación por escrito de que fue leída y entendida o las personas que no la hayan entendido, deberían de proveer retroalimentación sobre lo que no comprendan, en formato de preguntas o comentarios, hasta que TODAS las personas asuman la responsabilidad de entender la visión que van a seguir como equipo de trabajo.

Estructura

Al tener clara la visión que se seguirá, es necesario DEFINIR una estructura de trabajo que permita al equipo entender los límites sobre los cuales pueden trabajar para crear soluciones que los acerquen a cumplir con las expectativas.

Esta definición deberá ser suficientemente descriptiva sobre lo que se espera que se realice para alcanzar la visión descrita y para eso debe incluirse lo siguiente:

Describir QUÉ es lo que se quiere realizar. Esto se puede realizar completando la información de los siguientes puntos:

• Descripción a grandes rasgos (en una línea) de lo que se quiere realizar.
• Lista de funcionalidades que debe tener lo que se quiere realizar.
• Clarificación de qué no es lo que se pretende realizar, para entender mejor los límites de la definición.
• Una referencia visual de la idea que se pretende lograr (puede ser un dibujo, borrador, mockup, diseño, etc.).

Describir POR QUÉ se quiere realizar. Entender los motivos por los cuales se están definiendo las ideas que se pretenden realizar, contribuirá al ejercicio eficiente de la autonomía del equipo de trabajo, por eso es importante responder las siguientes preguntas:

• ¿Quién se beneficiará principalmente de realizar lo anteriormente definido?
• ¿Qué beneficios producirán las ideas definidas?
• ¿Hay alguna evidencia de necesidad que vayan a satisfacer las ideas definidas?

La definición clara de las ideas que se pretenden ejecutar para alcanzar la visión definida, proveerá entonces una estructura sólida sobre la cual un equipo de trabajo puede ser completamente abierto de forma creativa para desarrollar soluciones.

Apertura creativa

El espacio de apertura creativa es el centro de ejecución de la autonomía de un equipo de trabajo, porque es en donde todos los miembros pueden ser libres de crear, innovar o proponer cualquier solución sin necesidad de estar validando una por una.

Y esta apertura creativa del equipo debe de ser en un entorno regulado con la estructura que provee la definición clara de lo que se quiere lograr, porque de esta manera, los miembros del equipo pueden hacer lo que quieran y como quieran, siempre y cuando cumpla con las definiciones descritas en lo que se quiere realizar.

Este es el campo de juego de cualquier miembro de equipo, en el que será su propia responsabilidad y entendimiento de lo que se solicitó realizar, lo que le permita ser tan abierto como se le ocurra para solucionar lo que se necesita.

Al liderar equipos de trabajo con la creación de espacios de apertura creativa, se amplía la capacidad para crear soluciones y eliminar la dependencia sobre las personas a cargo. Porque la parte más importante en la innovación es decidir CÓMO vamos a hacerlo, una tarea que queda abierta a todos los miembros del equipo, en la que también se les comparte la responsabilidad de lograrlo y no solo cumplir con las tareas que se les asignen.

Mejora continua

Todas las prácticas operativas deben de estar sujetas a la mejora continua con el objetivo de estar constantemente enfocados en la eficiencia de su ejecución y es por eso que para mantener la práctica de la autonomía funcional, es importante entender qué es lo que se pretende lograr con esto (los beneficios), qué aspectos deben cumplirse para permitir que ocurra y observar/medir que se esté haciendo bien (con el entendido que hacerlo bien significa: que de resultados y que los integrantes del equipo de trabajo estén satisfechos).

¿Cuáles son los beneficios de disponer de autonomía funcional en un equipo de trabajo?

• Compromiso de todas las partes por igual, porque al entender la visión y contar con una estructura, el espacio creativo otorga autonomía para que todos contribuyan y asuman responsabilidad de que las cosas ocurran.
• Elimina dependencias de los líderes de equipo, con la visión compartida y una estructura definida de lo que se quiere lograr, los líderes de equipo proveen suficiente información para que los miembros del equipo de trabajo tengan libertad para crear lo que quieran hacer, sin estar preguntando si lo pueden hacer o no.

¿Qué aspectos deben cumplirse y entenderse para permitir que la autonomía funcional ocurra en un equipo de trabajo?

• Los líderes de equipo deben de compartir claramente la visión hacia la cual se dirigen como equipo y definir qué es lo que se pretende realizar para lograrlo.
• Los miembros del equipo de trabajo deben de entender y confirmar entendimiento de la visión y de la definición de lo que se tiene que realizar, para poder definir cómo lo van a realizar.

¿Cómo podemos observar o medir que se esté haciendo bien la implementación de autonomía funcional en un equipo de trabajo?

• Que exista una confirmación del entendimiento de la visión compartida para el equipo. No puede faltar una sola persona del equipo de trabajo que no confirme que entendió a lo que se refiere. Si una sola persona no entendiera, deberá expresarlo para poder aclarar y estar completamente alineados, como equipo.
• Que se cumpla con la definición completa del qué se realizará y por qué se realizará como una estructura clara sobre la cual el equipo de trabajo desarrollará su plan de acción.
• Que dentro del espacio creativo, exista compromiso de los miembros del equipo, de listar y describir las soluciones que se vayan ejecutando para poder cumplir con las expectativas definidas.